אפיון וקונספט
מגדירים קהל, מטרה ואופי. מחליטים אם האירוע הוא הפוגה בתוך יום עבודה, מפגש קבוצתי עצמאי או יום מלא. הקונספט יכתיב את שפת האירוח, בחירת התוכן והאווירה, ולא יישאר רק כותרת יפה.
שירות הדגל
מהצורך של הארגון ועד התיאום בין הספקים: תכנון שמחבר תוכן, מרחב ואנשים לחוויה אחת.
יום רווחה לצוות, אירוע קהילה והפוגה בכנס אינם אותו אירוע. לפני שבוחרים סדנאות, מבינים מהו ההקשר ובאיזה מרחב אנשים יכולים להיפגש.
באפיון מדברים על מטרת האירוע, הרכב המשתתפים, רמת הפעילות המבוקשת, התאריך, המקום ומסגרת התקציב. המטרה היא לתרגם בקשה כללית — כמו ״יום שעושה טוב לצוות״ — למבנה שאפשר לתכנן ולהוציא לפועל.
משם בוחרים את היחס בין פעילות משותפת לזמן חופשי, בין תנועה להאטה ובין תוכן לאירוח. לא כל סדנה צריכה להיכנס לכל אירוע. לעיתים שילוב מצומצם ומתוזמן היטב מתאים יותר לרצף היום מאשר הרבה תחנות במקביל.

מהרעיון לתוכנית עבודה
מרכיבי השירות נבחרים לפי הצורך ונרשמים בהצעה. הרשימה הבאה מתארת את תחומי התכנון האפשריים, ולא חבילה שכל מרכיביה כלולים אוטומטית.
מגדירים קהל, מטרה ואופי. מחליטים אם האירוע הוא הפוגה בתוך יום עבודה, מפגש קבוצתי עצמאי או יום מלא. הקונספט יכתיב את שפת האירוח, בחירת התוכן והאווירה, ולא יישאר רק כותרת יפה.
בוחרים מתוך עולמות הנשימה, הקור, התנועה, הסאונד, החושים והמגע. מתאמים את תפקידו של כל מנחה ואת צרכי הפעילות. סגנון יוגה, אופי סדנת נשימה או עמדת טיפול ייקבעו מול איש המקצוע הרלוונטי ובהתאם לקבוצה.
בוחנים את ההתאמה בין המקום לתוכנית: גישה לציוד, שטח פעילות, אקוסטיקה, הצללה או קירוי, פרטיות ומעברים. כאשר משלבים אמבטיות קרח, נדרש תיאום נפרד של תנאי המקום והפעילות; לא כל משרד או גג מתאים לכך.
מתכננים איך המשתתפים עוברים בין התכנים, כמה זמן משאירים להתכנסות ולהפסקות ואילו פעילויות מתקיימות במקביל. בעמדות מגע חשוב לחשוב על קצב ותיאום, ובמפגש סאונד על חלל שאינו מתחרה ברעש מסביב.
משלבים שולחן שוק חלבי או טבעוני לפי אופי האירוע. סוג ההגשה, מיקומה ורצף הארוחה צריכים לעבוד עם התוכן. דרישות כשרות, אלרגנים והתאמות תזונתיות נבדקות מול הספק ומפורטות בתיאום; אין להניח שהן כלולות ללא אישור.
מגדירים מי אחראי על כל חלק: הגעה והקמה, תיאום עם המקום, קשר עם המנחים, קבלת המשתתפים והמעבר בין הפעילויות. ניהול האירוע נשען על תוכנית מוסכמת ועל יכולת להתאים אותה לתנאים בפועל.
עובדים בתיאום
בהצעה יפורטו התכנים, הצוות, הציוד, המקום אם נכלל, האירוח, לוחות הזמנים ותחומי האחריות. תוספות ושינויים בהיקף ייבחנו בנפרד.
זמינות, תנאי תשלום, שינוי מועד וביטול נקבעים בהתקשרות. פנייה דרך האתר אינה שומרת תאריך ואינה מהווה הזמנה.
מה משפיע על התמחורלפני שבוחרים תוכן
אפשר להגיע לשיחת האפיון גם בלי תוכנית מוכנה. אלה השאלות שיעזרו לנו לבחור יחד, עם דוגמאות מהפרויקטים שביצענו.
מה רוצים שיקרה במפגש, ומה מתאים להרכב הקבוצה? ביום החוף למילואים שילבנו משחק קבוצתי עם אפשרויות להשתתפות אישית.
ליום החוף למילואיםמה כבר קיים ומה צריך להביא? גישה, מים, חשמל, הצללה וחלופה לאירוע בחוץ נבדקים לפני שסוגרים תוכן. באירוע היער נבנתה ההפקה בתנאי שטח.
להפקת יום ההולדת ביערמה מתקיים יחד, מה בתחנות ואיפה משאירים זמן למעבר? בפסטיבל הפעלנו מתחם קרח בתוך אירוע קיים, עם ליווי ובחירה אישית.
למתחם הקרח בפסטיבלמי מוביל כל חלק, איזה צוות וציוד כלולים, ומה עשוי לשנות את ההצעה? מגדירים את ההיקף בכתב לפני הזמנה.
למסגרות ולגורמי התמחורפרויקטים נבחרים / תכנון שפוגש מציאות
פסטיבל, יום חוף ויום הולדת ביער. קהלים שונים, מקומות שונים וחיבור אחד בין תוכן, אנשים ועבודה בשטח.

מתחם קרח בפסטיבל
מעל 50 משתתפים, 200 ק״ג קרח ושעה נוספת ביוזמת דניאל. מתחם אישי בתוך התנועה של הפסטיבל.
לסיפור ההפקה
עמותות ומשרתי מילואים
כ־250 משתתפים, ארבעה מגרשים ושתי אמבטיות קרח. הפקה שמחברת פעילות, תיאום רשויות ולוגיסטיקה בחוף הים.
לסיפור ההפקה
יום הולדת פרטי · הפקה ביוזמה עצמית
כ־30 משתתפים ושישה אמנים. יום הולדת שדניאל הפיק לעצמו, המחבר וולנס וטראנס בחוויית שטח אחת.
לסיפור ההפקההאירוע מתחיל בכוונה
בחרו כיוון ונציג שילוב אפשרי. זו התחלה לשיחת תכנון — לא חבילה מחייבת או התאמה בריאותית.
כיוון ראשוני לאירוע
נמשיך לתכנון עם הבחירה שלידוגמה להמחשה בלבד. הרכב, משך ותנאים ייקבעו באפיון.
האירוע שלכם, בדרך שלכם